En esta ocasión te hablaremos de 10 hacks (o estrategias) para acelerar los procesos legales internos de tu empresa aprovechando las ventajas de la Firma Electrónica y de la tecnología que actualmente ya tienes al alcance de tus manos.
Hoy en día, más que nunca, el crecimiento y desarrollo de un negocio depende de la rapidez y agilidad de sus procesos internos.
El proceso de toma de decisiones al más alto nivel de tu empresa debe ser posible de manera rápida y a distancia.
La ubicación física de los socios de una empresa ya no tiene por qué ser una limitante.
Así que, si tienes una empresa y has sentido que los procesos legales son eternos, estas estrategias legales pueden parecerte interesantes.
Coméntalo y compártelo con tu equipo legal y descubre todas las formas en que puedes hacer que tu empresa sea mucho más eficiente utilizando DigitaFirma para implementar estos hacks legales en tu empresa.
En esta ocasión utilizaremos como ejemplo el modelo de empresa más común en México: la Sociedad Anónima de Capital Variable, conocida también por sus siglas “S.A. de C.V.”.
Para otros modelos de empresa, estas estrategias también pueden utilizarse con mínimos ajustes en cuanto a los términos y otros formalismos legales.
Así que si tienes una S.A.P.I. de C.V., una S. de R.L. de C.V. o cualquier otro modelo, ¡no te preocupes! Esto también te interesa.
Empecemos por desempolvar tus estatutos sociales
Si alguna vez has constituido una empresa ante Notario Público, seguramente has escuchado de los “estatutos sociales”.
Pero ¿sabes qué son y cuál es su importancia?
Los estatutos son como el manual de instrucciones para llevar a cabo los procesos legales más importantes de tu empresa.
Desde cómo deben documentarse y formalizarse las decisiones más trascendentales de tu empresa hasta qué derechos tiene cada uno de los socios.
Todo esto y más lo encontrarás en tus estatutos.
Un error común es que, al constituir una empresa, se deja la elaboración de los estatutos sociales totalmente en manos de los abogados.
Muchas veces el empresario ni siquiera sabe qué hay en los estatutos de su empresa.
No es necesario que los conozcas letra por letra, pero sí es importante que te asegures de que tus estatutos sociales respondan a la necesidad actual de apuntar hacia procesos rápidos, ágiles y modernos.
Querer operar una empresa de forma rápida con estatutos de machote o del año del caldo es como querer ganar la F1 con un motor del siglo pasado.
En otras palabras, si ya tienes una empresa, desempolva tus estatutos sociales y actualízalos.
Y si estás pensando en crear tu primera empresa, asegúrate de que los estatutos de tu empresa te permitan aprovechar de estas sencillas estrategias.
Pero antes, ¿qué es la Asamblea de Accionistas?
Además de los estatutos sociales, otro concepto que es importante que conozcas para adentrarte en cómo se maneja tu empresa a nivel corporativo es el de Asamblea de Accionistas.
Jerárquicamente, la Asamblea de Accionistas es el máximo nivel de toma de decisiones de una empresa.
En la Asamblea se reúnen los socios –también llamados “accionistas”– con derecho a voto para discutir y votar sobre los temas más trascendentales de la empresa.
Por ejemplo, la Asamblea tendrá que decidir sobre si es conveniente, o no, fusionar a la empresa con otra empresa; modificar los estatutos sociales; cambiarle el nombre legal a la empresa; cambiar el giro comercial, etc.
Al ser el máximo órgano de decisión, la Asamblea de Accionistas puede tomar cualquier decisión respecto de cualquier asunto de la empresa.
Las reglas de cómo debe sesionar la Asamblea, qué porcentaje de accionistas deben estar presentes para que una Asamblea sea válida y cuántos votos se necesitan para aprobar cualquier decisión, todo esto y más, lo encontrarás en los estatutos sociales de tu empresa.
¿Y qué es el Consejo de Administración?
Además de la Asamblea de Accionistas, para aprovechar al máximo y entender las estrategias que más adelante explicaremos, es importante que sepas qué es el Consejo de Administración.
Toda empresa debe definir cómo va a administrarse.
Puede ser que tu empresa haya elegido nombrar como administrador general a una sola persona, conocida comúnmente como Administrador Único.
Sin embargo, cuando la administración de una empresa recae en dos o más personas, se forma lo que se conoce como un Consejo de Administración.
El Consejo es la segunda instancia más importante de toma de decisiones en una empresa, solo por debajo de la Asamblea de Accionistas.
La Asamblea y el Consejo de Administración son más importantes incluso que cualquier director o gerente, ya que sus nombramientos, de hecho, provienen de alguno de estos dos órganos.
Los miembros del Consejo – también llamados “consejeros “– son nombrados o removidos por la Asamblea de Accionistas, por tanto, jerárquicamente, el Consejo de Administración rinde cuentas a la Asamblea de Accionistas.
En el Consejo se discuten y votan temas que impactan la dirección general de los negocios de una empresa.
Por ejemplo, el Consejo puede discutir y aprobar el nombramiento o remoción de directivos clave, como puede ser un Director de Finanzas (CFO) o inclusive el Director General de la empresa (CEO).
Una vez que entiendes qué son los estatutos sociales de la empresa, la Asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración, es momento de hablar sobre 10 estrategias que no pueden faltar en tu empresa para lograr procesos rápidos, ágiles y modernos.
1) Resoluciones Unánimes fuera de Asamblea (RUA’s)
Para aprobar decisiones, la Asamblea de Accionistas debe reunirse físicamente para discutir y votar asuntos incluidos en una agenda previamente enviada a los socios.
Concluida la Asamblea, las decisiones aprobadas se deben documentar por escrito en un acta firmada por los socios.
Sin embargo, la Ley General de Sociedades Mercantiles de México (LGSM) establece un atajo que permite agilizar la toma legal de decisiones.
A esta opción se les llama Resoluciones Unánimes fuera de Asamblea, comúnmente conocidas como “RUA’s”.
Para firmar un acta de RUA’s no es necesario una reunión física de los socios ni una convocatoria previa.
Por tanto, las RUA’s permitirán a tu empresa aprobar decisiones legalmente válidas sin necesidad de todos los formalismos de una reunión de la Asamblea de Accionistas.
Las RUA’s son válidas siempre y cuando estén contempladas en los estatutos sociales de tu empresa.
Otro requisito es que las decisiones por RUA’s sean aprobadas de manera unánime por todos los socios con derecho a voto y que se confirmen por escrito.
Otra cosa importante de las RUA’s: son el medio idóneo para aprobar decisiones de la Asamblea sin necesidad de reunión y utilizando Firma Electrónica Avanzada.
Te invitamos a conocer nuestra historia de cómo firmamos una RUA y la formalizamos ante un Corredor Público:
Conoce más: Firma Electrónica y Fe Pública: firmamos sin reunirnos.
Por tanto, no olvides contemplar las RUA’s en tus estatutos sociales.
2) Firma Electrónica = Firma Autógrafa
La empresas del futuro ya están en proceso de pasar de firmar todo a mano (lo que se conoce como Firma Autógrafa) y empezar a usar Firma Electrónica.
Esta estrategia ni siquiera necesita estar contemplada en tus estatutos sociales, ya que hoy en día el Código de Comercio equipara legalmente a la Firma Autógrafa y la Firma Electrónica.
Conoce más: Firma Electrónica como Prueba en Juicio en México.
Sin embargo, si lo incluyes en tus estatutos estarás sentando un precedente muy valioso desde el punto de vista legal.
¿Qué ventajas tiene utilizar Firma Electrónica?
- Es legalmente válido, ya que la Firma Electrónica produce los mismos efectos legales que la Firma Autógrafa.
- Puedes utilizar tu e.firma (FIEL) expedida por el SAT, ya que ésta es un certificado de Firma Electrónica Avanzada.
- Cuando firmas usando tu e.firma, los documentos firmados tienen el mismo valor probatorio en juicio que los firmados a mano.
- Además, la Firma Electrónica Avanzada otorga Garantía de No Repudio. Esto significa que se garantiza la autoría del documento.
- Es posible obtener Fecha Cierta en tus documentos firmados con Firma Electrónica Avanzada.
Conoce más: ¿Cómo obtener Fecha Cierta con Documentos Electrónicos?
Como podrás ver, la mayoría de las estrategias de las que te platicamos en esta publicación pueden implementarse utilizando Firma Electrónica Avanzada en DigitaFirma.
Además de las ventajas legales de la Firma Electrónica, podrás reducir considerablemente los costos de tu empresa de muchas maneras.
Ahorrarás en tiempo, gastos de impresión, papelería, traslados, almacenamiento físico de documentos y costos de envío, por mencionar algunos ejemplos.
Conoce más: Ahorramos casi 90% en costos utilizando Firma Electrónica
3) Asamblea de Accionistas sin convocatoria
La regla general es que todas las Asambleas deben convocarse con ciertos días de anticipación.
Comúnmente, se debe convocar a Asamblea con 15 días de anticipación a la fecha de la reunión.
Este requisito puede hacer que celebrar una Asamblea se vuelva muy tardado.
Sin embargo, la LGSM incluye una excepción a la regla general.
Una Asamblea donde se encuentren todos los accionistas presentes puede legalmente celebrarse sin necesidad de convocatoria previa.
Asegúrate de que tus estatutos contengan esta excepción a la regla general.
4) Publicación de convocatorias a través de Internet
Siguiendo con el punto anterior, las convocatorias a Asamblea de Accionistas por regla general se deben hacer públicas, para que cada accionista pueda enterarse de que habrá una reunión de la Asamblea.
Antiguamente, las convocatorias a Asamblea se publicaban en el periódico de mayor circulación de la localidad donde la empresa tuviera su domicilio.
¿Cuándo fue la última vez que mandaste a publicar algo en el periódico?
Es más, ¿cada cuánto lees los periódicos locales del domicilio de tu empresa?
Esto, obviamente, es cosa del pasado.
La LGSM ahora prevé que las convocatorias a Asamblea se publiquen a través del portal de Internet de la Secretaría de Economía.
De hecho, esa publicación en Internet se hace utilizando la e.firma de la empresa, la cual es un certificado de Firma Electrónica Avanzada expedido por el SAT.
Sin embargo, si los estatutos de tu empresa siguen marcando como requisito que la convocatoria a Asamblea se publique en el periódico, esta es la señal que estabas esperando para actualizar tus estatutos sociales.
Publicar la convocatoria a Asamblea en Internet es muy sencillo y mucho más barato que publicar en el periódico.
5) Representación de accionistas por “proxy”
Como mencionaba antes, las Asambleas de Accionistas son reuniones donde los socios deben acudir presencialmente.
Pero no necesariamente los accionistas de la empresa tienen que acudir personalmente a la Asamblea, pueden mandar a un representante en su nombre.
A dicho representante nombrado especialmente para acudir a una Asamblea específica, se le conoce comúnmente como “proxy”.
Esto te resultará especialmente útil si tienes socios viviendo en el extranjero, ya que pueden enviar un proxy y hacer que el proceso de celebrar una Asamblea sea mucho más fácil.
Para que esto sea válido, es importante que tus estatutos permitan que los accionistas sean representados en Asamblea por un representante nombrado mediante carta poder simple.
6) Aumentos de capital variable en Asamblea Ordinaria
Hay dos tipos de reuniones de la Asamblea de Accionistas: Extraordinarias y Ordinarias.
Las Asambleas Extraordinarias tienen más requisitos, pues deben formalizarse ante un Notario Público y, por lo general, deben reunir a un mayor porcentaje de accionistas para ser legalmente válidas.
Es por eso que las Asambleas Extraordinarias se reservan para los temas más trascendentales de la empresa.
Ejemplos: fusiones, escisiones, reformas a los estatutos o, inclusive, la liquidación de la empresa.
La LGSM permite que los aumentos de capital variable se hagan mediante Asamblea Ordinaria, sin los formalismos de las Asambleas Extraordinarias.
¿Quieres incorporar nuevos socios?
¿Estás buscando inversionistas para tu empresa?
¿Piensas invertir en tu empresa a cambio de un pedazo más grande de propiedad de la empresa?
Lo más eficiente es hacer todo lo anterior mediante un aumento de capital variable de la empresa.
No olvides incluir en tus estatutos que el capital variable pueda aumentarse mediante Asamblea Ordinaria, pues de lo contrario tendrás que hacero mediante Asamblea Extraordinaria.
7) Resoluciones Unánimes fuera de Sesión del Consejo de Administración
Al igual que con las RUA’s (ve el punto 1 de esta lista), el Consejo de Administración puede aprobar decisiones sin necesidad de celebrar una reunión formal del Consejo.
Al igual que con las RUA’s , las decisiones del Consejo fuera de sesión son válidas siempre y cuando:
a) Tus estatutos sociales las contemplen,
b) Sean aprobadas de manera unánime por todos los miembros del Consejo, y
c) Que se confirmen por escrito.
Por tanto, no olvides incluir en tus estatutos que se permitan las resoluciones unánimes fuera de sesión del Consejo de Administración.
8) Sesiones del Consejo de Administración sin convocatoria
Al igual que con las Asambleas de Accionistas, la regla general es que todas las sesiones del Consejo de Administración deben convocarse con anticipación.
Sin embargo, la LGSM también incluye una excepción a esta regla general.
Esa excepción es que una sesión del Consejo donde se encuentren todos los consejeros presentes puede legalmente llevarse a cabo sin necesidad de convocatoria previa.
Asegúrate de que tus estatutos contengan esta excepción.
9) Delegados especiales de la Asamblea
Por ley habrá ciertas actas de Asamblea que sí o sí deberás formalizar ante un Notario o Corredor Público.
Por regla general, para formalizar un acta ante Notario, necesita acudir personalmente a la Notaría un apoderado que tenga facultades de representación legal de la empresa.
Sin embargo, la LGSM permite que en tus actas de Asamblea se nombre a una o más personas para que acudan a la Notaría a firmar la formalización del acta.
Estos son los llamados Delegados Especiales de la Asamblea.
No olvides incluir en tus actas de Asamblea al menos a una persona de toda tu confianza como Delegado Especial de la Asamblea.
Esto te ahorrará varias visitas a la Notaría.
10) Libros Corporativos electrónicos
Por ley, toda S.A. de C.V. debe llevar y conservar ciertos libros de carácter corporativo.
Por mencionar algunos, en el Libro de Registro de Acciones se debe establecer quiénes son los accionistas de la empresa y cuántas acciones tiene cada uno.
En el Libro de Actas de Asamblea se deben poner las actas que se firmen de las Asambleas de Accionistas y de las RUA’s.
Y en el Libro de Variaciones del Capital deben registrarse los aumentos o disminuciones que se hagan al capital social de la empresa, tanto en su parte fija como en la variable.
Hoy en día muchas empresas llevan esos libros corporativos en formato impreso.
Incluso hay quienes recurren a técnicas antiquísimas de plasmar el contenido de las actas de Asamblea en el libro de actas con tinta de sellos.
Esto también es cosa del pasado.
El Código de Comercio permite que firmes y conserves tus libros corporativos en formato electrónico.
Al utilizar Digita Firma para firmar tus libros corporativos te aseguras de cumplir con todos los requisitos legales para digitalizar tu empresa.
DigitaFirma: la mejor solución
La mayoría de las estrategias mencionadas en esta publicación pueden llevarse a cabo o complementarse con DigitaFirma.
DigitaFirma es la mejor opción para tu empresa.
Las actas, libros corporativos, contratos y demás documentos que firmes en DigitaFirma contarán con:
- Firma Electrónica Avanzada y, por tanto, Garantía de No Repudio y la posibilidad de que tengan Fecha Cierta.
- Sellos Digitales de Tiempo (time stamps) expedidos por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
- Constancia de Conservación conforme a la NOM-151 expedida por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
Utilizar DigitaFirma para firmar electrónicamente tus documentos te asegurará:
Rapidez. Ya que puedes firmar desde cualquier lugar.
Seguridad. La Firma Electrónica Avanzada te permite detectar alteraciones al documento.
Validez legal. La Firma Electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la Firma Autógrafa.
Fecha Cierta. Gracias a los Sellos Digitales de Tiempo y Constancia NOM-151 es posible demostrar la fecha y hora de firma de cada documento.
Nota: el contenido de la presente publicación representa la opinión del autor; nada de lo aquí contenido deberá ser interpretado como asesoría legal y/o garantía alguna.
