Si eres empresario probablemente has escuchado que tus contratos deben tener Fecha Cierta o de lo contrario no serán válidos ante el SAT.
Tal vez alguien te haya espantado diciéndote que todos tus contratos deberán ser certificados por un Notario Público.
Antes de que inviertas miles de pesos en llevar todos tus documentos al Notario, en esta entrada te contaremos de una alternativa para conseguir Fecha Cierta.
Esta alternativa involucra utilizar Firma Electrónica Avanzada, Sellos Digitales de Tiempo y Constancias NOM-151.
Todo esto y más lo tienes incluido al elegir DigitaFirma para firmar tus Documentos Electrónicos.
Conoce más: ¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
¿Qué es la Fecha Cierta?
La Fecha Cierta es un requisito que como tal no está contemplado en la Ley, pero que los tribunales reconocen.
Específicamente es un requisito de los documentos que se presentan ante la autoridad fiscal en procedimiento de comprobación fiscal.
En otras palabras, es un requisito de los documentos que presentas al SAT en una auditoría.
Un documento privado es todo aquél que:
a) No haya sido expedido por un funcionario público, o
b) Que no haya sido formalizado ante la fe pública de un Notario o Corredor Público.
Por ejemplo, un contrato firmado sin la intervención de un funcionario o fedatario público.
¿Y en qué consiste el requisito de Fecha Cierta?
Fecha Cierta es la fecha comprobable en que efectivamente sucedió un determinado acto.
Puede ser la adquisición de un bien, la realización de un contrato o la materialización de cualquier tipo de operación que tenga un impacto fiscal.
¿Por qué es importante la Fecha Cierta?
Por poner un ejemplo, imaginemos un contrato de compraventa de maquinaria.
Para que ese contrato se considere que tiene Fecha Cierta debe ser posible comprobar que el bien fue adquirido en una fecha determinada, más allá de la fecha que se mencione en el contrato.
A la autoridad fiscal no le es suficiente ver la fecha que está plasmada en el contrato.
Al SAT le interesa saber con exactitud en qué momento se materializó la operación de compraventa, porque a partir de eso podrá determinar las obligaciones fiscales a cumplir por cada parte.
En otras palabras, la autoridad fiscal necesita tener certeza respecto de la fecha en que tuvo lugar efectivamente la operación, en este caso, de compraventa.
Es por ello que a este requisito se le conoce como “Fecha Cierta”.
¿Por qué la autoridad fiscal considera tan importante que los documentos privados tengan Fecha Cierta?
Lo que se busca es evitar actos fraudulentos, operaciones simuladas y, en general, la defraudación fiscal.
De igual manera, el requisito de Fecha Cierta busca que los documentos que se presenten como prueba sean convincentes respecto de las operaciones que buscan probar; a esto se le conoce como “eficacia probatoria”.
¿Cómo se consigue la Fecha Cierta tradicionalmente?
A finales del 2019, la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación aprobó una jurisprudencia titulada:
Una jurisprudencia, en palabras sencillas, es un criterio que los jueces están obligados a seguir.
Las jurisprudencias sirven, entre otras cosas, para buscar uniformidad en la forma en que los jueces resuelven casos similares sobre temas importantes.
La jurisprudencia de finales de 2019 causó mucho revuelo entre abogados y contadores, porque estableció con claridad determinados casos en que los documentos adquieren Fecha Cierta.
Dicha jurisprudencia menciona tres casos en particular en que un documento adquiere Fecha Cierta:
a) A partir de la fecha en que el documento es inscrito en el Registro Público de la Propiedad.
b) A partir de la fecha en que el documento se presenta ante un fedatario público (sea Notario o Corredor Público).
c) A partir de la fecha de la muerte de cualquiera de los firmantes del documento.
Para fines de sencillez, de aquí en adelante nos referiremos a estos tres casos como los “medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta”.
A partir de esta jurisprudencia hubo quienes recomendaron que se llevaran todos los contratos a certificar con un fedatario público.
Esto, obviamente, puede ser impráctico y muy costoso.
Pero no te preocupes, en DigitaFirma tenemos otra opinión que puede interesarte.
El derecho a acreditar la Fecha Cierta de un documento
Antes de continuar, te invitamos a leer la opinión de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON), de septiembre del 2020, plasmada en su cuaderno institucional titulado:
Gran parte de nuestra opinión coincide con dicho estudio de PRODECON.
El tema de Fecha Cierta no nació con la jurisprudencia de finales de 2019, realmente se trata de un tema que los tribunales llevan muchos años discutiendo.
Antes de la jurisprudencia de finales del 2019 existieron otras jurisprudencias donde se trata el tema de Fecha Cierta.
Es el caso de la jurisprudencia publicada en mayo del 2005, con registro digital número 178462, titulada “DOCUMENTOS PRIVADOS DE FECHA CIERTA”.
Esta menciona que, el hecho de que un documento no cumpla con los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta, no significa que sea imposible probar por otros medios que existe Fecha Cierta.
Eso sí, nos dice la jurisprudencia del 2005, dichos medios deben ser capaces de eliminar la posibilidad de que el documento sea de una fecha diversa.
Es decir, tienen que ser tan convincentes que de ellos surja como consecuencia necesaria la existencia del documento en la fecha que se pretende que el SAT reconozca como Fecha Cierta.
Por tanto, si bien la inscripción en el Registro Público de la Propiedad, la presentación ante fedatario público y/o la muerte de alguno de los firmantes otorga en automático Fecha Cierta a un documento, esto no significa que esos sean los únicos medios para probar que el documento tiene Fecha Cierta.
Valoración de pruebas por la autoridad fiscal
Otra cosa importante a destacar es que la Ley no exige que todos los documentos deben certificarse ante Notario Público.
De igual manera, la Ley no exige que todos los documentos deban inscribirse en el Registro Público de la Propiedad.
Es más, la Ley incluso admite que ciertos actos no tengan que documentarse por escrito.
Es por esto que cuando vas a la tiendita no es necesario firmar un contrato de compraventa.
Por el contrario, artículos como el 1796 del Código Civil Federal establecen que los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento de las partes.
Lo anterior tiene su excepción en aquellos contratos respecto de los cuales la Ley establezca que deben cumplir con alguna formalidad específica.
Según criterios de PRODECON, la validez de un contrato no está condicionada al cumplimiento de mayores formalidades a las establecidas expresamente en la Ley.
Por tanto, salvo que la Ley lo exija expresamente, la autoridad fiscal no puede desestimar los contratos por el simple hecho de no cumplir con los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta.
De igual manera, PRODECON refiere que la autoridad fiscal debe valorar todas las pruebas que el contribuyente presente.
Dicha valoración de pruebas debe hacerse con un enfoque holístico y conforme al Principio Ontológico de la Prueba.
Lo anterior significa dos cosas:
Primero, que todas las pruebas presentadas por el contribuyente deben ser valoradas de forma conjunta, como un todo.
Es posible hacer conexiones lógicas entre diferentes pruebas que apuntan hacia lo mismo, sin que haya una prueba que apunte a lo contrario.
Y lo segundo, que lo ordinario se presume, mientras que lo extraordinario se prueba.
Lo anterior significa que si existen diversas pruebas que apuntan de forma convincente hacia la certeza sobre la fecha de materialización de una operación, quien tiene la carga probatoria de demostrar lo contrario —es decir, la obligación de probar— es la autoridad y no el contribuyente.
Por tanto, no basta con que la autoridad rechace tus documentos por el único hecho de no cumplir con uno de los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta.
Si presentas suficientes pruebas que, de manera convincente, demuestran la certeza de una fecha, la autoridad debe tomarlas en cuenta y analizarlas.
En caso de no hacerlo, la autoridad fiscal podría incurrir en lo que se conoce como una “violación de procedimiento que trasciende al resultado”.
Este tipo de violaciones procesales por parte de la autoridad puede dar lugar a que se revierta su resolución mediante el medio de impugnación correspondiente.
En resumen, el contribuyente tiene siempre el derecho a demostrar mediante otras pruebas que un documento tiene Fecha Cierta y la autoridad tiene la obligación de valorar sus pruebas de manera integral, analizándolas como un conjunto.
El hecho de que la jurisprudencia de finales de 2019 establezca tres supuestos que automáticamente otorgan Fecha Cierta a un documento no significa que única y exclusivamente a través de esos medios se pueda tener certeza respecto de la fecha de materialización de una operación.
¿Cómo lograr Fecha Cierta con Documentos Electrónicos?
Primero que nada, es importante recalcar que para lograr Fecha Cierta fuera de los medios tradicionales, deberás juntar todas las pruebas que puedas.
Tus pruebas deben apuntar todas hacia la veracidad de la fecha que buscas probar y ser lo suficientemente convincentes como para que al SAT no le quede duda de que es una Fecha Cierta.
Entonces, además de tu documento firmado electrónicamente, es recomendable que tengas todo un paquete de pruebas adicionales.
Por mencionar algunas pruebas que pueden integrar tu paquete de pruebas:
Pueden ser comprobantes de transferencias bancarias o depósitos de dinero, estados de cuenta, comprobantes fiscales.
También pueden ser comunicaciones electrónicas (correos), registros contables, comprobantes de trámites administrativos ante dependencias gubernamentales, por ejemplo, trámites de cambio de propietario, etc.
Todo lo anterior abona, siempre y cuando todas tus pruebas apunten hacia un mismo hecho: demostrar que la fecha de tu documento es una Fecha Cierta.
Aclarado lo anterior, te explicaremos cómo es posible conseguir Fecha Cierta con Documentos Electrónicos firmados en DigitaFirma.
Cuando firmas en DigitaFirma, hay tres elementos importantes a considerar para el tema de Fecha Cierta:
a) Firma Electrónica Avanzada.
b) Sellos Digitales de Tiempo.
c) Constancia de Conservación de Mensajes de Datos.
Elige Firma Electrónica Avanzada
Firmar usando Certificados de Firma Electrónica Avanzada es importante para el tema de Fecha Cierta.
Conoce más: Firma Electrónica vs. Firma Electrónica Avanzada
La Firma Electrónica Avanzada produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa (de “puño y letra”).
De igual manera, los documentos con Firma Electrónica Avanzada son admisibles como prueba con el mismo valor probatorio que los documentos firmados a mano.
Además, la Firma Electrónica Avanzada tiene garantía de autenticidad, integridad y no repudio.
Esto quiere decir que permite garantizar que el contenido del documento permanezca completo e inalterado y que sea atribuible al firmante.
Asimismo, permite dar certeza sobre la autoría del documento, garantizando que la firma corresponde exclusivamente al firmante.
DigitaFirma permite firmar documentos utilizando la e.firma (antes FIEL) de cada firmante, la cual es el Certificado de Firma Electrónica Avanzada emitido por el SAT.
Sellos Digitales de Tiempo
En DigitaFirma, cada vez que alguien firma obtenemos un Sello Digital de Tiempo.
Dicho Sello es expedido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía del Gobierno Federal de México.
¿Y qué es un Sello Digital de Tiempo?
En palabras sencillas, es un registro que funciona como un “checador” digital que estampa la fecha y hora en un Documento Electrónico.
La fecha y hora que se estampa es obtenida por el PSC de los relojes atómicos del Centro Nacional de Metrología.
¿Y para qué sirve un Sello Digital de Tiempo?
Sirve para probar la existencia de un dato antes de una determinada fecha y hora. Esto tiene como fundamento el artículo 89 del Código de Comercio.
Gracias a los Sellos Digitales de Tiempo podemos tener certeza sobre la fecha y hora en que fue emitida una Firma Electrónica.
Conservación de Mensajes de Datos
En cuanto tu documento ha sido firmado por todos las partes, en DigitaFirma obtenemos de forma automática una Constancia de Conservación de Mensajes de Datos.
Dicha Constancia —al igual que los Sellos— también es expedida por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
Te explicamos. Primero que nada, hay que entender que un Mensaje de Datos es, en esencia, lo mismo que un Documento Electrónico.
Sin importar su formato, un Documento Electrónico nace en un medio electrónico, por ejemplo, en una computadora.
La Conservación de Mensajes de Datos es mantener un Documento Electrónico en su versión original, cuidando que la información permanezca íntegra (completa) e inalterada (sin modificaciones).
Conservar adecuadamente la información contenida en un Documento Electrónico es muy importante por varias razones, empezando por razones legales.
Diferentes artículos del Código de Comercio (34, 38, 46 bis y 49) imponen a los comerciantes la obligación de guardar los originales de diferentes documentos.
Dichos documentos pueden ser contratos, convenios, comprobantes, libros, etc.
Estos artículos facultan a los comerciantes para que, optativamente, conserven sus documentos a través de medios electrónicos.
Sin embargo, la condición para que los comerciantes opten por conservar sus originales de manera electrónica es que:
“Se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría”.
Cuando leas esa oración en la Ley, piensa en la NOM-151 expedida por la Secretaría de Economía.
¿Qué es la NOM-151?
La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 mejor conocida simplemente como NOM-151, es la norma de carácter obligatoria en la que se establecen los requisitos a cumplir para la conservación de Documentos Electrónicos.
Diversas disposiciones legales mencionan que para que un Documento Electrónico tenga mayor valor probatorio este deberá garantizar que la información permanezca íntegra e inalterada.
Ejemplo de lo anterior son el artículo 93 del Código de Comercio y el 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles.
Y en la práctica, ¿cómo podemos asegurarnos de que la información en un Documento Electrónico permanezca íntegra e inalterada?
La respuesta es:
A través de las Constancias de Conservación de Mensajes de Datos, mejor conocidas simplemente como Constancias NOM-151, expedidas por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Qué es y qué contiene una Constancia NOM-151?
Una Constancia NOM-151 es un comprobante que expide un PSC respecto de un determinado Documento Electrónico.
Dicho comprobante garantiza que la información ahí contenida permanecerá completa (íntegra) y sin alteraciones (inalterada).
Lo anterior se logra gracias a los componentes principales que integran una Constancia NOM-151, que son:
a) Una huella digital electrónica del Documento Electrónico, también conocida como un “hash”.
b) Un Sello Digital de Tiempo con número de serie único.
Un hash es una cadena de 64 caracteres alfanuméricos que sirve como identificador único de un Documento Electrónico.
El hash se obtiene utilizando un algoritmo criptográfico conocido como SHA 256.
Explicado de forma sencilla, funciona así:
Tú puedes pasarle cualquier documento al algoritmo SHA 256 y te devolverá una cadena única de 64 caracteres.
Si modificas la más mínima cosa a ese documento y lo pasas de nuevo por SHA 256, este te devolverá una cadena de 64 caracteres completamente distinta.
¡Haz la prueba! Hay muchos generadores gratuitos de hash conforme al algoritmo SHA 256. Observa cómo cada vez que ingresas un documento distinto genera un hash completamente distinto.
Además, la Constancia NOM-151 trae un Sello Digital de Tiempo con número de serie único.
La suma del Sello Digital de Tiempo más el hash de tu Documento Electrónico que contiene tu Constancia NOM-151 permite tener certeza sobre la fecha y hora de firma.
Al mismo tiempo, gracias a esto se garantiza que la información de tu documento permanecerá íntegra e inalterada conforme a la NOM-151.
Una vez que terminas de firmar en DigitaFirma, obtenemos y te entregamos automáticamente la Constancia NOM-151 de tu documento firmado.
¿Qué obtienes al firmar en DigitaFirma?
Al usar DigitaFirma obtienes un Documento Electrónico que incluye:
a) Firma Electrónica Avanzada, con garantía de autenticidad, integridad y no repudio.
b) Sellos Digitales de Tiempo expedidos por un PSC cada vez que un firmante firma.
c) Constancia de Conservación de Mensajes de Datos conforme a la NOM-151 expedida también por un PSC, quedando protegido contra alteraciones.
El resultado es un Documento Electrónico con mayores probabilidades de conseguir el requisito de Fecha Cierta, en tanto que permite demostrar de forma convincente que existió en una fecha y hora determinada sin ser alterado.
Conclusiones
El estudio de PRODECON sobre Fecha Cierta menciona que con los Sellos Digitales de Tiempo y las Constancias NOM-151 se garantiza ante cualquier tercero o autoridad que los Documentos Electrónicos se han conservado íntegros e inalterados desde su generación.
De esta forma se estaría impidiendo la simulación de operaciones con Documentos Electrónicos.
También, PRODECON refiere que con los Sellos Digitales de Tiempo o con la Constancia NOM-151 se puede dotar a los Documentos Electrónicos de Fecha Cierta, los cuales pueden servir como prueba ante la autoridad fiscal.
Coincidimos plenamente con la opinión de PRODECON sobre la Fecha Cierta alcanzable con Documentos Electrónicos.
Toma en cuenta que si, además de tu Documento Electrónico firmado con DigitaFirma, ofreces otras pruebas convincentes, tus probabilidades de conseguir el reconocimiento de Fecha Cierta aumentarán.
Asegúrate de que todas tus pruebas apunten hacia el mismo hecho: la veracidad de la fecha de materialización de tu operación.
Por tanto, los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta no deben ser considerados como la única manera de que tus documentos sean válidos en una auditoría ante el SAT.
Lo anterior sería impráctico y costoso para los contribuyentes, sin mencionar el tema de legalidad.
Resultaría arbitrario exigir sí o sí el cumplimiento de formalidades que la Ley no contempla para un determinado acto.
Tal sería el caso de documentos que no deben obligatoriamente inscribirse en el Registro Público de la Propiedad o certificarse ante fedatario público.
Es verdad que la autoridad fiscal puede y debe exigir documentos con Fecha Cierta.
Pero eso no significa que la Fecha Cierta solo sea comprobable a través de los medios tradicionales que marca la jurisprudencia de finales del 2019.
Rechazar Documentos Electrónicos por el simple hecho de no cumplir con alguno de los medios tradicionales para conseguir Fecha Cierta atenta en contra de tu derecho a acreditar por otros medios la Fecha Cierta.
Lo anterior, a su vez, es violatorio de diversos principios jurídicos que te protegen contra decisiones arbitrarias de la autoridad.
Por mencionar algunos, el principio de autonomía de la voluntad de las partes y el principio de equivalencia funcional.
Asimismo, el debido proceso administrativo, el principio de legalidad e incluso la libertad de comercio.
Optar por Documentos Electrónicos con Firma Electrónica Avanzada, Sellos Digitales de Tiempo y Constancia NOM-151 puede ahorrarte mucho dinero que de otra forma gastarías con un Notario.
Sin embargo, es importante decir que dicha alternativa no está peleada con la protocolización ante fedatario público.
No hay impedimento legal para que tus contratos firmados electrónicamente posteriormente sean otorgados en instrumento público ante un Notario o Corredor Público, tal y como lo establece el artículo 93 del Código de Comercio.
La peor opción es seguir firmando autógrafamente documentos impresos sin preocuparte por el tema de Fecha Cierta.
Hoy en día las tecnologías relacionadas a la Firma Electrónica nos brindan alternativas que permiten procesos mucho más eficientes, con mayor respaldo y certeza jurídica para todos los involucrados.
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Nota: el contenido de la presente publicación representa la opinión del autor, formulada con base en la investigación realizada y las fuentes consultadas.
Nada de lo aquí contenido será interpretado como asesoría legal y/o garantía alguna.
