Queremos hablar sobre soluciones. ¿Cómo aprovechar la Firma Electrónica para facilitar los procesos de tu empresa?
En otras entradas hemos hablado sobre qué es la Firma Electrónica y su validez legal en México.
Conoce más: ¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
En esta ocasión te contamos de nuestro propio caso firmando electrónicamente un acta de resoluciones unánimes adoptadas por los accionistas de DigitaFirma.
El Comienzo
DigitaFirma, como muchas empresas, nació poco antes de que el mundo como lo conocíamos cambiara radicalmente en marzo del 2020.
Como todos, tuvimos que adaptarnos a la nueva realidad y resolver proactivamente las limitantes que esta nos ha presentado.
Desde un inicio, quedarnos en casa y con ello salvaguardar nuestra salud, la de nuestros seres queridos y la de las personas a nuestro alrededor fue una prioridad.
Es por ello que en DigitaFirma nos propusimos adaptar la totalidad de nuestra operación a un modelo de trabajo que, nos diera la seguridad y tranquilidad de saber que cada miembro del equipo pudiera quedarse en casa y que, al mismo tiempo, nos permitiera avanzar de forma eficiente en el cumplimiento de nuestros objetivos.
Una pieza fundamental para lograr lo anterior fue la herramienta tecnológica que como empresa nos mueve: la Firma Electrónica.
El Caso
Sucedió que tuvimos la necesidad de tomar ciertas decisiones de naturaleza corporativa, mediante la celebración de un acuerdo por escrito y firmado por cada uno de los socios de DigitaFirma.
Este acuerdo más tarde lo tendríamos que formalizar ante un fedatario público e inscribir en el Registro Público.
Aquí es donde surgió el primer “obstáculo”: nuestros accionistas radican en al menos cuatro ciudades distintas, Ciudad de México, Cardel, Xalapa y el Puerto de Veracruz.
Viajar para reunirnos físicamente para firmar un solo documento no era opción, pues no íbamos a poner en riesgo la salud de nadie.
Que cada quien imprimiera el documento en su respectivo hogar y lo enviara por paquetería tampoco era opción.
Nos mareamos tan solo de pensar en lo costoso, tardado e ineficiente que hubiera sido imprimir y mandar por paquetería los documentos firmados.
Ni hablar del gasto innecesario de papel.
¿Postergarlo?, ¿hasta cuándo?, ¿cuánto más? Para nosotros esto tampoco era opción, pues nuestra filosofía es resolver y avanzar.
La Solución
La solución a nuestro caso era obvia: teníamos que aprovechar nuestra plataforma para firmar electrónicamente el acuerdo.
Igualmente, tendríamos que encontrar a un fedatario público dispuesto a formalizar nuestra acta firmada electrónicamente..
Encontramos un aliado en un Corredor Público que amablemente accedió a dar fe pública a nuestro acuerdo.
El Proceso
¿Qué tipo de documento elegimos?
Primero que nada, nuestro equipo legal elaboró un acta de resoluciones unánimes adoptadas por los accionistas de DigitaFirma fuera de Asamblea.
Las ‘RUA’s’, como se les conoce informalmente en el mundo legal, permiten que los accionistas de una empresa hagan constar acuerdos unánimemente aceptados por todos, sin necesidad de convocar o celebrar una Asamblea de Accionistas.
Las RUA’s son una figura legal ampliamente utilizada en el mundo corporativo en México, debidamente previstas en los estatutos sociales de DigitaFirma y que se fundamentan legalmente en el Artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
En nuestra acta de resoluciones nombramos a nuestro Socio Director como Delegado Especial para efecto de acudir ante el Corredor a firmar la póliza a través de la cual se formalizarían los acuerdos.
¿Cómo fue el proceso de firma?
Una vez revisada el acta por cada uno de los accionistas, nuestro equipo legal subió a la plataforma de DigitaFirma el documento PDF final del acta, designando a cada uno de los accionistas de DigitaFirma como ‘Firmantes’ y a nuestro Corredor Público como ‘Espectador’ del proceso.
Posteriormente, desde la seguridad de su hogar, cada uno de los accionistas de DigitaFirma firmó electrónicamente el acta, utilizando su certificado personal de e.firma (antes FIEL).
Recordemos que la e.firma es el certificado de Firma Electrónica Avanzada expedido por el SAT.
Conoce más: Firma Electrónica vs. Firma Electrónica Avanzada.
Una vez que el documento quedó firmado por todos los accionistas, de manera automática nuestra plataforma de DigitaFirma obtuvo una Constancia de Conservación de Mensaje de Datos (Constancia NOM-151) expedida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Cómo fue el proceso de formalización del acta?
Con el acta firmada electrónicamente por todos los accionistas y protegida por una Constancia NOM-151, procedimos a enviar al Corredor a través de correo electrónico, los archivos resultantes, así como una copia impresa de los mismos. Estos archivos fueron los siguientes:
1.- El archivo original del acta en formato PDF.
2.- El archivo del acta firmada en formato PAdES (PDF Avanzado), conforme al estándar internacional ISO-32000-1, el cual incluyó una representación de la Firma Electrónica Avanzada de cada uno de los accionistas y la Constancia NOM-151 obtenida a partir de que el documento fue firmado por todos.
3.- El archivo del acta firmada en formato XML, el cual incluyó la Firma Electrónica Avanzada de cada uno de los accionistas y la Constancia NOM-151 obtenida a partir de que el documento quedó firmado por todos los accionistas.
A partir de estos tres archivos, generados automáticamente por la plataforma de DigitaFirma, el Corredor elaboró la Póliza en que se hizo constar la formalización de nuestra acta de resoluciones, incluyendo en ella la mención de que el documento fue firmado electrónicamente.
Finalmente, una sola persona, nuestro Socio Director, acudió a las oficinas del Corredor a firmar ante su fe pública el instrumento resultante, mismo que posteriormente fue inscrito sin problemas en el Registro Público de Comercio.
El Resultado
Con la sinergia generada entre DigitaFirma y el Corredor Público, pudimos convertir lo que hubiera sido una odisea de reuniones, escaneos, viajes o envío de documentos por paquetería, en un proceso sencillo, eficiente y con respaldo legal.
Las Conclusiones
En resumen, el acta de resoluciones unánimes de nuestros accionistas:
- Fue debidamente firmada de manera electrónica por cada uno de nuestros accionistas.
- Cada accionista firmó desde la seguridad de su hogar y de forma rápida y sencilla a través de DigitaFirma.
- Goza de presunciones legales de atribución, integridad y no repudio.
- Lo anterior se logra al haber sido firmada con certificados de Firma Electrónica Avanzada emitidos por una Autoridad Certificadora como lo es el SAT.
- Igualmente, logramos la máxima certeza legal gracias a que contamos con una Constancia NOM-151 expedida por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
- Fue formalizada ante la fe pública de un Corredor Público y hoy por hoy consta en un instrumento público.
- Tiene fecha cierta para efectos fiscales, dado que fue formalizada ante Corredor e inscrita en el Registro Público de Comercio.
- Surte efectos legales ante terceros y que en un juicio tendría pleno valor probatorio.
¿Listo para empezar a firmar? Regístrate gratis en DigitaFirma y empieza hoy a firmar documentos con Firma Electrónica Avanzada y Constancia NOM-151.
